Liever lui dan slim
Over bestuurlijke obesitas
Bureaucratische groei is als schurft. Je kan wel een beetje gaan lopen krabben, maar daarmee maak je de jeuk alleen maar groter. Geen wonder dus dat er de afgelopen maanden veel is gezegd en geschreven over de groei van de Bestuursstaf van Defensie, van Follow the Money tot de Gezamenlijke Officierenvereniging. ‘Vechten vanuit de vergaderzaal’, ‘de wet van Parkinson bepaalt dat overheden jaarlijks 5 tot 7% groeien’, ‘het volpompen van een waterhoofd.’ Harde woorden, maar feitelijk correct en daarmee op zijn plaats. Als we de waarheid al niet aankunnen, hoe kunnen we dan de vijand aan?
Eerst even voor wie die groei nog niet kent: in 2015 was de Bestuursstaf 2,9% van de Defensieorganisatie, en in 2024 is dat opgelopen tot 5,4%. Niet te verantwoorden, want welk doel heeft de groei van de Bestuursstaf, anders dan de groei van de krijgsmacht? Enfin, die feiten hoef ik hier niet allemaal te herhalen want die staan wel in die stukken, met veel andere cijfers die de groei bevestigen.
De oorzaken van dergelijke groei is door vele professoren en business schools uitgelegd, maar Oscar Wilde vatte het probleem het beste samen: ‘The bureaucracy is expanding to meet the needs of the expanding bureaucracy.’ Klinkt cynisch, maar Oscar zag het gewoon scherp: de meeste problemen worden veroorzaakt door oplossingen. Want groei is niet goed, maar niet meegroeien, wordt door velen als minstens zo slecht gezien.
Defensie is namelijk niet de enige organisatie die groeit. Het aantal rijksambtenaren (en dat zijn defensiemedewerkers niet) is gestegen van 120.000 in 2019 naar 150.000 in 2023, en die voeren een heuse kantoorlog. Elke dag zijn er meer dan 10.000 videovergaderingen bij het Rijk. En dat is alleen per WebEx, nog niet eens per Microsoft Teams. En dan zijn er nog alle live-vergaderingen. Net zoals in een gewone oorlog generaals steeds meer manschappen in stelling brengen om de tegenstander te verslaan, brengen beleidsdirecteuren-generaal in een kantoorlog steeds meer beleidsmakers aan de vergadertafel.
‘Net zoals in een gewone oorlog generaals steeds meer manschappen in stelling brengen, brengen beleidsdirecteuren-generaal in een kantoorlog steeds meer beleidsmakers aan de vergadertafel’
Stel jezelf eens voor in de voeten van een beleidsmaker (ja, ook jij, als je nu wachtsofficier bent en vanaf de brug De Rus ziet dobberen op de Baltische Zee, want de kans is groot dat je ooit een plaatsing krijgt waarbij je ‘mag bijkomen’ op kantoor in Den Haag). De strijd die je voert, jouw missie, is beleid maken en implementeren. Als je als beleidsmaker denkt ‘dat je er over gaat’, moet je zorgen dat al je collega-beleidsmakers van andere ministeries dat ook vinden. En dat is waar het misloopt. OCW vindt iets van de VeVa, EZ/KGG let goed op de stikstofregels maar dat doet BZK ook want Defensie heeft vastgoed nodig, maar LVVN vindt dat dat niet ten koste moet gaan van hun ruimte voor de lelieteelt. Ondertussen probeert NCTV van alles te coördineren, dus moet jij uitzoeken wat zij precies namens jou coördineren terwijl Financiën alles te duur vindt. En net als je denkt dat je al deze kikkers in de pan hebt, komt BZ met nieuwe richtlijnen vanuit Brussel. Althans, EU-Brussel. NAVO-Brussel volgt een week later, met andere richtlijnen. Waar de obscure gemeente Hogeland ook iets van vindt, wat je hoofdschuddend terzijde probeert te leggen totdat je je bedenkt dat je grootste trainingsdorp, Marnehuizen, in die gemeente ligt.
Klinkt dit verwarrend? Slecht nieuws, want we zijn pas halverwege. Jarenlang is Defensie kapot bezuinigd, met als wrang voordeel dat andere departementen nauwelijks omkeken naar de krijgsmacht. Ja, voor Financiën was het lekker goedkoop vredesdividend, maar verder konden de boys met hun toys hun gang gaan. Maar opeens is Defensie weer relevant. Daarom komt nu de directie Samenleving & Integratie van SZW graag langs om eens te praten over de rol van diversiteit en inclusie in een weerbare maatschappij. En dan hebben we nog de huurlingen: de externe inhuur die alle ministeries hebben en nog eens boven op die 150.000 ambtenaren komen. Of PWC namens BZK (dat ondertussen VRO heet) mag meekijken met de business case voor je nieuwe kazerne? Met zoveel vragen in je hoofd is het antwoord al snel: peace through superior firepower. Meer mensen dus.
Maar een feitelijke beschrijving is nog geen oplossing. 100 jaar geleden zei de Oostenrijks-Amerikaanse econoom Joseph Schumpeter het al: ‘Recognition of the inevitability of comprehensive bureaucratization does not solve the problems that arise out of it.’ Klopt, Ik heb tot nu toe hooguit duidelijk gemaakt dat ‘niet meegroeien’ hetzelfde is als pacifisme terwijl je wordt beschoten.
De oplossing vinden we, uiteraard, in mensen. Nee, niet in de politiek of in de minister, of in een paar hoge ambtenaren. Hannah Arendt zei het al: ‘Bureaucratie is de tirannie van Niemand.’ Niemand bepaalt alles, want alles is vastgelegd in wetten, regels en afspraken. En daar laten mensen zich door leiden. Tegelijkertijd laten die organisaties zich leiden door mensen, die met elkaar die wetten, regels en afspraken maken.
‘Beter geef je de leiding over ijverige, slimme mensen aan luie, slimme mensen’
In organisaties geldt het kwadrant van een beroemde generaal. Nee, niet Eisenhower, aan wie het vaak wordt toegeschreven. Het was toch echt generaloberst Kurt Freiherr von Hammerstein-Equord, die de nu bekende verdeling over twee kruisende assen met tegenstellingen bedacht. In zijn geval: lui versus ijverig, en slim versus dom. Zo classificeerde hij zijn officieren, zodat hij wist wie welke functie moest krijgen. Ben je dom en lui, dan ben je prima geschikt voor routinematig werk. Dom en ijverig is gevaarlijk; dat soort types moet je uit je organisatie werken (of uit de weg ruimen, zoals hij van plan was met Hitler). Dan zou je wellicht denken dat ijverige en slimme mensen de leiding zouden moeten hebben, maar dat is dus niet zo. Want die willen te veel doen, terwijl dat niet per se nodig is. Nog een nota, nog een WebEx-vergadering, nog een plan, nog een scenario voor het geval dat, nog meer regels voor situaties die zelden voorkomen, nog meer… mensen om dat te doen. Ja, zo groei je wel. Beter geef je de leiding over ijverige, slimme mensen aan luie, slimme mensen. Die hebben, volgens Von Hammerstein-Equord, de mentale scherpte en wilskracht om moeilijke beslissingen te nemen. Moeilijke beslissingen, in plaats van eindeloos heroverwegen, vergaderen of afstemmen. Kortom: leiderschap.
Von Hammerstein-Equord had gelijk. Kijk maar naar de natuur. De meeste roofdieren zijn aartslui. Die zitten de hele dag op hun gat in de zon, en slaan zo nu en dan even slim toe om te vreten of zich voort te planten. Nooit meer doen dan nodig is, want dat is de essentie van efficiëntie. Waarom zie je nooit ijverige, slimme roofdieren? Nou, die zijn allemaal al lang uitgestorven. Sociaal darwinisme is de oplossing voor de huidige bestuurlijke obesitas. Nu de slimme ijverige mensen doordraven, moeten luie slimme mensen ingrijpen.
En nu hoor ik u denken: hoe dan?! Want leuk dat je dat zegt, maar die hele Bestuursstaf bestaat uit slimme, ijverige mensen, die steeds meer slimme, ijverige mensen aannemen. Hoe moeten we dat ooit oplossen? Een oplossing met alleen een doel, zonder een weg ernaartoe, is toch helemaal geen oplossing? Nou, dat klopt. Iemand moet de weg naar het doel bedenken en uitvoeren. Maar doe dat vooral zelf, want ik ga dat niet doen. Daar ben ik te lui voor.
Meer gastcolumns van Maarten Hilbrandie
Maarten Hilbrandie is reservist en in het dagelijks leven Rijksambtenaar bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Bij de Koninklijke Marine was hij Voorlichtingsofficier in Den Helder en Den Haag, en aansluitend als burgermedewerker woordvoerder van drie ministers van Defensie.
